Nueva ley de condominios de Puerto Rico

En este artículo presentamos y explicamos algunas disposiciones parlamentarias establecidas en la nueva ley de condominios. Esta es la Ley 129 de 2020 y su nombre oficial es “Ley de Condominios de Puerto Rico”. A través del artículo nos estaremos refiriendo a esta ley como “ley 129” o “nueva ley”.

Hacemos la aclaración de que no somos abogados, sino parlamentaristas, y nos limitamos a orientar sobre nuestro entendimiento parlamentario según lo establecido en la nueva ley.

Quórum

Una diferencia importante con la ley anterior es que la ley 129 elimina el requisito de quórum. Esto tiene dos efectos importantes. En primer lugar, ya no es necesario hacer una segunda convocatoria, la cual se hacía usualmente 24 horas después, y obligaba a separar 2 días para una asamblea. Bajo la nueva ley de condominios se convoca un único día. El segundo efecto es que no hay un mínimo de personas requeridas para que los trabajos se puedan comenzar. Es decir, con las personas que asistan, sin importar cuántos sean, se pueden comenzar los trabajos y las determinaciones serán obligatorias para todos, incluso para los que no asistan.

Pero adicionalmente, tiene una implicación parlamentaria que puede no ser obvia a simple vista. Aquí debemos diferenciar lo que es “constituir quórum con los presentes” de lo que es “no haber requisito de quórum”. Cuando el quórum es establecido por los presentes, según el procedimiento parlamentario, significa que el número de miembros presentes a la hora indicada será el número mínimo de miembros necesarios para tomar decisiones. En este caso, si la reunión comenzaba con 15 miembros, se debía mantener ese número de asistentes durante toda la reunión. Si bajaba de 15, cualquiera podía levantar el asunto de quórum y esto podría paralizar la reunión. Ahora, bajo la nueva ley de condominios, al no haber un requisito de quórum, no existe ese número mínimo necesario. Así que no importa si la reunión comenzó con 15 personas, media hora después baja a 10 y luego baja a cualquier otro número, los acuerdos serán válidos y de obligatorio cumplimiento.

Asambleas por videoconferencias

Las asambleas electrónicas se permiten en la nueva ley, pero de forma limitada. Veamos las condiciones para realizarlas:

• Primero, pueden ocurrir sólo cuando haya un estado de emergencia declarado por el gobierno estatal o federal.
• Segundo, sólo se puede hacer en asambleas extraordinarias; no puede haber videoconferencias para asambleas ordinarias. Algunos nos han preguntado si pudieran atender algún tema de la asamblea ordinaria en una extraordinaria, por ejemplo, para elegir la Junta de Directores. Con unas pocas excepciones, eso no es posible. Entendemos que atender los asuntos de una asamblea ordinaria (informes, elecciones, presupuesto, etc.) en una extraordinaria sería burlar la ley y no procede.
• Tercero, no se pueden aprobar derramas mediante asambleas celebradas por videoconferencias. Por lo tanto, cualquier propuesta de derrama se atenderá en una asamblea presencial.

Si el reglamento del condominio no tiene considerado asambleas por videoconferencias, la nueva ley indica que se seguirá un mecanismo que incluya otras condiciones, entre estas:

• Cuarto, debe ser para asuntos apremiantes. Un asunto apremiante será relativo para cada condominio. Colocar placas solares para tener energía en los controles de acceso vehicular y peatonal es una mejora no apremiante para unos. Sin embargo, para otros pudiera significar proveer la seguridad y protección necesaria en periodos donde falla la energía eléctrica. Aquí lo importante es tener una justificación (no necesariamente con la medida propuesta, sino con la urgencia del tema) con la cual la mayoría pueda fácilmente aceptar que no se debía esperar a poder celebrar una asamblea presencial.
• Quinto, indicar periodo de votación. La ley 129 no indica un periodo mínimo específico para votar. Por lo tanto, se puede proveer un espacio de días, semanas o solamente durante la misma asamblea. Lo importante es indicar en la convocatoria el periodo de votación.

Unanimidad

Hay varias disposiciones en la nueva ley de condominios que requieren unanimidad. Por ejemplo, obras de mejoras que requieran derramas. Es importante entender el significado de este voto. Parlamentariamente, unanimidad significa que no hay votos del lado contrario. Es decir, no hace falta que todos voten igual, sino que solo haya votos para un lado. Las abstenciones no cuentan ni se preguntan (aunque cualquiera puede solicitar que conste en acta su abstención). Puedes tener una aprobación por unanimidad o una derrota por unanimidad.

Términos para convocar asambleas

La convocatoria debe ser distribuida con un mínimo de 15 días antes para asambleas ordinarias y 5 días antes para asambleas extraordinarias. Sin embargo, en situaciones de “obras urgentes” y “obras para atender estados de emergencia” (decretado por autoridades estatales o federales) se puede convocar con un mínimo de 24 horas de antelación.

Contenido de las convocatorias

Las convocatorias deben contener como mínimo la firma de las personas que convocan, los asuntos a tratar (o agenda), y fecha, hora y lugar en que se celebrará. Aquí enfatizamos que una convocatoria siempre debe contener la agenda. Es necesario que todos los titulares sepan para qué los están convocando y poder prepararse para ello. Para más información sobre cómo preparar agendas, puede referirse a nuestro artículo Guía para preparar la agenda de una reunión o asamblea.

Deudas y pérdida de derecho al voto

Los titulares que adeuden 3 plazos o más de cuotas de mantenimiento o derramas o cuotas especiales o multas vencidas de 60 días o más o prima vencida del seguro comunal no podrán votar ni expresarse en las asambleas. O sea, la ley anterior le impedía votar, la nueva ley añade la prohibición de expresarse.

Representación (proxy)

El proxy ahora debe entregarse con un mínimo de 24 horas antes de la asamblea. Antes, se daba el caso de alguien que llegaba con un proxy al momento de comenzar la asamblea. Esto podía dificultar la corroboración por parte de la administración.

Por otro lado, la nueva ley indica que el proxy permite votar, pero no hacer expresiones o propuestas. Esto trae un conflicto con la posibilidad de ser miembro de Juntas de Directores, que discutimos en el siguiente punto. Sin embargo, si un representante (proxy) sin derecho a expresión tiene algo que cree que es extremadamente importante comunicarlo a la asamblea, nada en la ley impide que se lo digo a otro titular con derecho a expresión y este último lo presente.

Miembros en la Junta

La nueva ley establece que en un condominio que tenga más de 25 titulares, debe elegirse una Junta de Directores que tenga, como mínimo, un Presidente, un Secretario y un Tesorero. El Consejo puede aprobar en su reglamento puestos adicionales como vice-presidente, sub-secretario, sub-tesorero, vocales y otros, según los necesite. Solamente un cargo de vocal puede ser ocupado por alguien que no sea titular. Todos los otros cargos serán ocupados por titulares.

Aquí tenemos un conflicto con otra disposición de la nueva ley que discutimos previamente: el poder de representación (proxy). Una persona que no sea titular, tal vez un residente que esté alquilando, puede representar mediante proxy a un titular. Esta persona podría ocupar un cargo de vocal, pero no puede expresarse en la asamblea. Tal situación provocaría una de dos situaciones: (1) que la persona, al no poder expresarse, no pueda autonominarse (y si exageramos, ni siquiera aceptar o rechazar una nominación) o (2) que se le permita hablar a la persona, lo cual está prohibido por la nueva ley.

Nuestro entender parlamentario es que la asamblea siempre tiene la autoridad para escuchar y atender lo que quiera y rechazar lo que no quiera. De este modo, una asamblea permite (por mayoría de votos, si es necesario) que hable un administrador, un abogado, un parlamentarista, un contable, y, en este caso, una persona que representa a un titular mediante proxy. De todos modos, sugerimos que esta intervención sea mínima y limitada a lo necesario. Obviamente, si se le permite a una persona con proxy expresarse y tener los derechos de cualquier otra, su participación puede influenciar los resultados de la asamblea y estar sujeta a una impugnación.

Límite de términos en la junta de directores

La ley 129 establece un límite de tres términos consecutivos para los directores electos. Luego de esos tres términos, debe esperar dos años antes de volver a ser nominado. Sin embargo, si no hay personas disponibles para ocupar el cargo, la persona con tres términos cumplidos puede, a manera de excepción, ser elegible nuevamente. La excepción se mantendrá mientras no haya otras personas disponibles. Es decir, el director con tres términos cumplidos puede ocupar el cargo indefinidamente mientras esta sea la situación. Adicionalmente, si la asamblea rechaza a una persona para ocupar un cargo y no hay más interesados, el director con tres términos cumplidos puede aspirar a otro término. O sea, que cualquier candidato, aún cuando sea el único, debe ser explícitamente aprobado por la asamblea. El asunto de los términos puede ser un poco complicado, pero en nuestro artículo Cómo calcular los términos de los directores lo explicamos ampliamente.

Algo interesante a mencionar es que, aunque la mayoría de los condominios elige una junta anualmente, la ley 129 no establece un periodo específico. En la única parte que dice que el nombramiento será por un año, a menos que el reglamento diga otra cosa, es para el administrador. Entonces, la duración de los términos dependerá completamente de lo que diga el reglamento.

Vacantes en la Junta de Directores

Cualquier vacante que surja en la Junta de Directores será llenada por los miembros restantes. La persona designada ocupará el cargo hasta la próxima asamblea ordinaria donde el Consejo elegirá una nueva Junta. Sin embargo, el Consejo siempre tiene la opción de rechazar el nombramiento.

Contenido de las actas

Las actas de las asambleas del Consejo deben indicar la fecha y hora en que se celebró, el lugar, agenda o asuntos que se presentaron, total de titulares presentes, manera en que se convocó, mociones aprobadas, votos a favor y/o en contra y cualquier expresión que un titular desee que conste en el acta. Las actas deben ser firmadas por el presidente y secretario. En caso de estar ausente alguno o ambos, firmará quien haya ejercido la función. Estos se pueden identificar como presidente incidental y/o secretario incidental. Puedes consultar nuestro artículo Guía para preparar la agenda de una reunión o asamblea para más información acerca de la producción y resguardo de actas.

Asesor parlamentario

Se hace explícito en la nueva ley que el presidente puede tener las personas que entienda necesarias para ayudarle en el proceso de presidir la asamblea. Esto incluye la asistencia de un parlamentarista. Sin embargo, tal contratación, como cualquier otra, debe ser aprobada por la mayoría de la Junta de Directores. Igualmente, la asamblea siempre tendrá el derecho de rechazar la presencia de cualquier persona que no sea titular.

Otras disposiciones

La ley 129 contiene otra serie de cambios y disposiciones administrativas que no contemplamos aquí por no ser de materia parlamentaria.

Para consultas

En Soluciones Parlamentarias, estamos disponibles para atender sus consultas y asistir en los procedimientos de tu reunión o asambleas. Puedes comunicarte con nosotros a través de solucionesparlamentarias@gmail.com o a los teléfonos (787) 624-1505 y (787) 299-6998.