Guía para preparar actas efectivas para reuniones

Existen diversas maneras y estilos para preparar el acta de una reunión o asamblea. Sin embargo, hay una serie de datos que todas las actas deben tener en común. Aquí resumimos las características principales que las autoridades parlamentarias indican que debe tener un acta.

Comencemos por aclarar que el acta de una reunión o asamblea es un recuento histórico de lo que sucedió y se determinó en ese evento. Ese recuento se da desde la perspectiva del secretario(a). Es decir, como oficial encargado de llevar el acta, esta reflejará su observación. Esto no quiere decir que el acta incluirá sus opiniones o preferencias pues, aunque cada persona tiene su estilo, el documento debe ser escrito de la manera más objetiva posible.

Hay organizaciones y parlamentaristas en Puerto Rico que se refieren al acta como “minuta”, pero en realidad esa es una adaptación del término “minutes”, el cual significa acta en inglés. El término correcto en español es “acta”. De todas maneras, no importa cómo lo llamen, esta guía te dará la estructura y componentes necesarios para prepararla.

Podemos dividir el acta en tres partes: introducción, contenido y cierre. Veamos cada sección y sus componentes.

Introducción

En la primera sección, la introducción o encabezado del acta es descriptivo e indica el qué, cómo, cuándo, dónde, quién y por qué de la reunión. Vayamos paso por paso:

¿Qué? Aquí identificamos y enumeramos algunos datos importantes.

• El nombre de la organización. Si se imprime el acta en papel oficial de la organización con el encabezado correspondiente, este punto se puede obviar.
• El número de acta. Así se puede identificar el documento, mantener un control y hacer futuras referencias.

¿Cómo? En esta parte informamos las circunstancias:

• El tipo de reunión. Se debe escribir qué tipo de reunión se está celebrando. Esta puede ser ordinaria, extraordinaria, constituyente, magna o de delegados.
• El número de reunión y sesión. En caso de ser una reunión recesada, se indica el número de reunión y la sesión a la que pertenece.

¿Cuándo? En esta sección escribimos la exactitud de cuándo ocurre la reunión:

• Se escribe la fecha completa de la reunión.
• Aquí es conveniente distinguir y anotar la hora en que fue convocada, así como la hora real de comienzo (la cual muchas veces no es la misma).
• La hora en que finalizó. El encabezado puede indicar esta hora también para que quien la lea tenga conocimiento previo de la duración de la reunión.

¿Dónde? Informamos dónde tuvo lugar la reunión.

• Mencionamos el lugar, salón, oficina o cualquier otro en que la reunión se celebró. En el caso de reuniones electrónicas se especifica el medio: teléfono, Skype, etc.

¿Quién? Identificamos los participantes de la reunión.

• El quórum requerido. Se anota el quórum requerido para la reunión.
• El quórum logrado. Se anota el número total de asistentes.
• Identificar invitados. También se hace constar la presencia de invitados y asesores, así como su función (si alguna) en la reunión.

¿Por qué? Nos referimos a la causa o justificación para celebrar la reunión.

• Agenda. Se presenta o adjunta la agenda o asuntos a tratarse

Observa que todas estas consideraciones son para describir circunstancias y condiciones de la reunión. Por ende, esto le proveerá al lector un contexto estructurado de la celebración de esa reunión. Aunque parece mucha información, al hacerlo verás que realmente no escribirás tanto.

Contenido

La próxima sección del acta de una reunión contiene las determinaciones y decisiones tomadas en la misma. Esto incluye:

• Las mociones aprobadas. Aquí especificamos el nombre del proponente si es una asamblea. No se tiene que especificar el nombre en las reuniones de juntas, comités y otros. Tampoco se escribe el nombre de quien secunda la moción.
• Las mociones derrotadas. Las mociones derrotadas también son decisiones y deben estar contenidas en el acta.
• Las elecciones. Incluimos los nominados, los resultados de la votación y especificamos quiénes fueron elegidos.
• La sesión ejecutiva. Si el cuerpo deliberativo opta por tener una sesión ejecutiva en su reunión, se incluye en el acta cualquier decisión, mas no el contenido del debate.
• Las determinaciones de la presidencia. Escribimos cualquier decisión oficial tomada por quien presida la reunión. Por ejemplo, cuestiones de orden, recesos, dictum, apelaciones y otros.
• El resumen del debate. En algunos casos (a veces es requerido por el reglamento u organismos superiores) se puede presentar un resumen de las posiciones en la consideración de un asunto. Esto deja constancia de los puntos de vista considerados.

Esta segunda sección es generalmente la que más trabajo nos da. Es fácil perderse en el debate de un asunto y querer escribir cada detalle de lo ocurrido. Sin embargo, debemos mantener el propósito de presentar los acuerdos tomados en una reunión de forma resumida.

Cierre

La tercera y última sección del acta de una reunión consta del cierre:

• La clausura. Anotamos la hora en que finalizó la reunión y si se cierra la sesión deliberativa mediante moción o de forma automática por la presidencia.
• La firma. El acta es sometida y firmada por quien la preparó. Algunas organizaciones requieren que también las firme el presidente.
• Espacio para certificar la aprobación. El acta se llevará a una reunión ordinaria siguiente para ser considerada, corregida (de ser necesario) y aprobada. Una vez se apruebe, la persona que sirvió de secretario(a) durante esa aprobación así lo certifica e indica la fecha y reunión en que ocurrió.

Recomendaciones

Toma notas

Toma notas mientras transcurre la reunión. Ve anotando todo lo que sea relevante para el acta. Confiar solamente en una grabación puede ser fatal. Toma notas y verás que el acta estará casi lista al finalizar la reunión.

Limítate a escribir lo necesario

Una broma que le hago a algunos secretarios(as) es: “Tu función es ser secretario, no taquígrafo(a)”. Les digo esto porque en ocasiones los veo escribiendo desesperadamente todo lo que se dice. El acta contiene las decisiones y tal vez un resumen breve de las posturas del debate, pero no contiene todo el debate.

Prepara el acta a la mayor brevedad posible

Lo mejor es escribir el acta muy pronto para aprovechar los recuerdos frescos en tu memoria. He encontrado situaciones en que se ha esperado a preparar el acta luego mientras se escucha la grabación de la reunión y después resulta que la misma no se grabó bien, se dañó, se perdió y otras historias de terror. Otro riesgo de esperar para preparar el acta es que podemos obviar o alterar la interpretación de un suceso en la reunión. Por lo tanto, prepara el acta lo más pronto posible. Te aseguro que así pasarás menos trabajo.

Utiliza guías

No podemos pretender memorizarnos todo, así que utiliza una guía (como esta que estás leyendo) para preparar el acta. Con el tiempo la necesitarás menos.

Asiste a cursos y talleres

Sugiérele a tu organización la coordinación de talleres sobre preparación de actas y otros documentos. Es conveniente que todos los miembros sepan cómo hacerlas, ya que en alguna ocasión les puede tocar a ellos. Además, si los compañeros de la organización tienen una noción clara de lo que implica preparar y mantener las actas, apreciarán más tu labor y contribución.

Y hay más…

Aquí presentamos una guía general de cómo preparar el acta de una reunión, pero hay consideraciones adicionales como el proceso para aprobarlas, formas de conservación, estilos de escritura, creación de bitácora de acuerdos y aspectos que no debe contener un acta. En otra ocasión abundaremos sobre estas.

Para obtener más información o asesoría de un parlamentarista profesional, puedes comunicarte con Soluciones Parlamentarias al 787-624-1505 o 787-299-6998.