"Asuntos Nuevos" en una agenda
Una herramienta muy valiosa
Autor: Dr. Urayoán Jordán Salivia
Parlamentarista Profesional Certificado
El tema de "Asuntos Nuevos " (a veces también llamado "Otros Asuntos") es usualmente el último tema en una reunión o asamblea ordinaria. Este asunto en la agenda es de crucial importancia, pues es aquí donde los miembros traen ante el cuerpo otros asuntos que entienden que requieren atención por parte de la Directiva o Asamblea.
Anteriormente, hemos mencionado en otro artículo que este asunto no puede incluirse en una reunión o asamblea extraordinaria (colocar enlace). Por lo tanto, bajo las reglas usuales de procedimiento parlamentario, solamente existirá la posibilidad de incluir "Asuntos Nuevos" en una reunión ordinaria.
Muchas Directivas le temen a este asunto. De hecho, hay quienes activamente rechazan incluirlo en la agenda (lo cual es incorrecto y hasta antidemocrático). Sin embargo, puede ser una de las herramientas más útiles en una reunión.
En este artículo definiremos "Asuntos Nuevos", expondremos las ventajas que presenta tanto para la Directiva como para los miembros, consideramos qué puede atenderse y qué no, proveemos ejemplos y orientamos sobre la buena práctica de incluirlo.
¿En qué consiste el punto de "Asuntos Nuevos"?
"Asuntos Nuevos" son asuntos que se inician en la reunión presente. En este espacio, cualquier miembro puede traer a la atención de la Asamblea y la Directiva algún asunto o propuesta. Esto no quiere decir que se aprobará o que deba atenderse en esa misma reunión. Pero puede ser un punto de partida para la discusión y posiblemente para futuras acciones.
Se ha dicho erróneamente que "Asuntos Nuevos" es un espacio meramente informativo y que no se pueden tomar decisiones. Eso no es correcto. Podemos decir que hay limitaciones sobre las decisiones que se pueden tomar. Pero lo más correcto es decir que son asuntos iniciados en la reunión presente. Por ejemplo, en "Asuntos Nuevos" no podría aprobarse un aumento en la cuota mensual de la organización, pues al no haber sido advertido previamente atenta contra el derecho de las personas ausentes (al no haber sido previamente informadas) y hasta de las presentes (al no haber tenido la oportunidad de informarse y prepararse para atender esa propuesta). Sin embargo, sí puede votarse y aprobarse (o derrotarse) una propuesta para que se convoque una asamblea extraordinaria y se considere un aumento en las cuotas. Si se aprueba de esta manera, se estará convocando dicha asamblea y todos los miembros conocerán la propuesta previa a su consideración. Como ven, el inicio de la gestión en "Asuntos Nuevos" conduce a poder atenderlo luego y tomar una decisión legítima.
Algunas ventajas de incluir "Asuntos Nuevos" en la agenda
Incluir "Asuntos Nuevos" en una agenda promueve elementos que abonarán a la buena gobernanza de la organización. Entre sus ventajas encontramos:
Participación – El espacio de "Asuntos Nuevos" es una de las pocas oportunidades para que los miembros lleven temas por iniciativa propia, lo que fomenta la participación y el sentido de pertenencia.
Orden en la Agenda – Tener "Asuntos Nuevos" ayuda a que los trabajos se lleven en orden, pues los miembros que no encuentren oportunidad en los demás temas de la agenda siempre tendrán este espacio para presentar sus asuntos.
Comunicación – Al tener "Asuntos Nuevos" en una agenda, los miembros se sienten escuchados y atendidos por la directiva sobre asuntos adicionales que les preocupan, lo que fortalece la comunidad y promueve la comunicación.
Comprensión de la comunidad – Al fomentar "Asuntos Nuevos", los directores pueden percibir mejor el sentir de la comunidad y orientar sus acciones de manera más adecuada al tener en cuenta los insumos que surgen en este espacio.
Democratización – El ejercicio de tener "Asuntos Nuevos" demuestra que la asamblea es el poder supremo de la organización y que la Directiva es su representante, sujeta a los mandatos de los miembros.
Transparencia – La voluntad de una directiva de asumir los mandatos de la asamblea ilustra su apertura a actuar sometido al escrutinio de la membresía, fomentando la confianza entre ellos.
¿Qué se puede discutir y aprobar en "Asuntos Nuevos"?
En muchas ocasiones hemos visto cómo "Asuntos Nuevos" se utiliza para presentar sugerencias y recomendaciones. En estos casos es suficiente anotar las mismas en el acta y que la directiva las considere luego. Es importante que en una próxima reunión se informe las determinaciones de la directiva sobre esas recomendaciones. Es válido informar que la recomendación obtenida no fue aceptada y explicar los motivos.
En "Asuntos Nuevos" también surgen preguntas sobre diversos temas. De ser así, la directiva provee la respuesta, si la tiene, o se compromete a buscarla.
El espacio de "Asuntos Nuevos" también sirve como oportunidad para presentar anuncios de importancia para los miembros. Por ejemplo, una fiesta o actividad coordinada por la organización o de interés para sus miembros.
En otras ocasiones, en "Asuntos Nuevos" se presentará alguna propuesta o moción. Aquí es que debemos evaluar con cuidado si se puede o no atender esa propuesta en este espacio. Una pregunta guía para saber si se puede atender es "¿aprobar esta propuesta atenta contra el derecho de los miembros ausentes?". Es probable que cualquier propuesta que comprenda un gasto no pase la prueba de esa pregunta y no pueda ser considerada para ser aprobada ese día. Pero una moción para que se envíe a los miembros una copia de un informe, crear un comité (que sólo proveerá recomendaciones) o enviar comunicados con mayor frecuencia probablemente no afectará a los miembros ausentes. (Nota: Estos ejemplos no deben ser tomados como absolutos, pues puede haber instancias, según los reglamentos aplicables, en que estos asuntos no puedan ser considerados.)
Como mencionamos antes, no siempre se votará sobre lo que se presente, ya que algunos asuntos pueden requerir convocar otra asamblea en el futuro para su aprobación. Pero en ocasiones sí habrá votaciones sobre algún "Asunto Nuevo", no para aprobarlo, sino para seguirlo discutiendo o presentar alternativas para su trámite.
¿Estoy obligado a incluir "Asuntos Nuevos" en la agenda?
Eso depende. Si el reglamento o normas lo establecen como un asunto requerido en la agenda de una reunión ordinaria, la respuesta es sí, debe incluirse. Sin embargo, más allá de la obligación, nuestra opinión parlamentaria es que siempre debe ser incluido en una reunión ordinaria. Además, se considera una buena práctica incluirlo para fomentar la participación y la transparencia.
Uno de los argumentos que a veces hemos escuchado para no incluir "Asuntos Nuevos" en la agenda es que la ley o reglamento no dice que se debe incluir. Eso puede ser cierto, pero si no lo prohíbe, la ley o reglamento debe verse de manera liberal y no reducir derechos, sino ampliarlos. Por lo tanto, desde la perspectiva parlamentaria, opinamos que ese no es un argumento válido para evitar incluir "Asuntos Nuevos".
No permitir "Asuntos Nuevos" puede resultar atractivo para una Junta que no quiera que se extienda la reunión. También hemos escuchado directores exponiendo razones antidemocráticas como evitar que los miembros hablen. Estas conductas demuestran que esas personas desconocen su deber de fiducia. La consecuencia a largo plazo de conductas como esta puede ser que se desarrolle una sensación de inconformidad porque no se ha permitido este espacio para que los miembros se expresen. Cuando las directivas son muy autoritarias, eventualmente la membresía les pasa factura.
¿Dónde en la agenda se ubican los "Asuntos Nuevos"?
La respuesta es: al final. "Asuntos Nuevos" debe ser el último asunto deliberativo en la agenda. Colocarlo antes de eso puede resultar en la presentación de asuntos que se considerarán por otros puntos de la agenda.
Otra práctica de parte de algunas directivas es pretender que los miembros informen los "Asuntos Nuevos" que interesan al inicio de la asamblea. El problema con esto, además de lo que comentamos en el párrafo anterior, es que limita que la reflexión de lo atendido durante los trabajos de asamblea pueda resultar en propuestas provechosas para la organización. La asamblea debe mantener la oportunidad de espontaneidad para sus miembros.
Conclusión
En resumen, el punto de "Asuntos Nuevos" en una reunión ordinaria es una herramienta valiosa para fomentar la participación, escuchar a los miembros y abordar cuestiones adicionales que puedan surgir. Aunque no siempre se aprueban decisiones de inmediato, brinda la oportunidad de iniciar el proceso de gestión y asegura que los miembros sean escuchados y atendidos.
