Guía para preparar la agenda de una reunión o asamblea
La agenda de una reunión o asamblea es tu guía sobre los asuntos que se trabajarán y el orden en que se atenderán. Su preparación, aprobación y seguimiento serán las claves para que logres mantener el orden y consigas finalizar exitosamente tu reunión. Veamos cómo prepararla efectivamente.
La agenda se divide en dos secciones, una parte contiene los asuntos protocolares y la otra consiste en los trabajos deliberativos. Además, la agenda varía según el tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, asamblea, etc.) y el cuerpo a reunirse (asamblea de miembros, reunión de cuerpos directivos o comités, etc.). El proceso de aprobación y seguimiento también influye en los resultados.
Asuntos protocolares
Varios asuntos de la agenda de una reunión son puramente protocolarios: saludos, mensaje de bienvenida, himnos nacionales o de la organización, invocación o reflexión, minuto de silencio, dedicatorias, mensajes de invitados, presentación de la mesa e invitados y otros. Todos estos asuntos pueden presentarse antes de establecer el quórum, pues no pertenecen a los trabajos deliberativos. En los casos en que se espera la hora de una segunda convocatoria por no haber tenido quórum en la primera, realizar los actos protocolares unos minutos antes de la hora en que comienzan los trabajos deliberativos ahorrará algo de tiempo.
Asuntos deliberativos
Presentes en cualquier agenda
Existen unos asuntos pertenecientes a la parte deliberativa que estarán presentes en cualquier agenda de una reunión. Estos son: establecimiento de quórum, aprobación de las reglas de debate, aprobación de la agenda. Dependiendo el tipo de reunión, los demás asuntos pueden variar.
En el caso de “aprobación de las reglas del debate”, cuando la organización tiene una autoridad parlamentaria adoptada oficialmente, este asunto se hace innecesario y no hace falta incluirlo en la agenda. Sin embargo, si se quiere aprobar algunas reglas especiales (las cuales a veces difieren un poco de la autoridad parlamentaria adoptada), se incluye para que los miembros la puedan aprobar. También se pueden aprobar, sobre todo en el caso de las reuniones de los cuerpos directivos, reglas especiales con vigencia indefinida para evitar atender este punto en cada reunión.
Reunión o asamblea ordinaria
La asamblea o reunión ordinaria es aquella que se celebra con una frecuencia establecida. Lo más común para las asambleas de las organizaciones es que se celebren cada año o cada dos años. En el caso de una reunión de un cuerpo directivo, probablemente se celebrará mensualmente, cada dos meses o cada tres. Independientemente de la frecuencia, esa reunión fija establecida será la ordinaria.
En las reuniones o asambleas ordinarias, la agenda, en inicio, tendrá un formato básico. Los asuntos adicionales a los que siempre irán en toda agenda (quórum, reglas y agenda), serán como mínimo, los siguientes: aprobación de actas anteriores, informes, asuntos pendientes y asuntos nuevos. Los informes incluyen los correspondientes como directiva, administración, presidencia, tesorería, comités, etc.
Según la organización y el cuerpo a reunirse, puede haber otros asuntos. Por ejemplo, en asambleas se observa comúnmente asuntos como elecciones, aprobación del presupuesto y enmiendas al reglamento.
Reunión o asamblea extraordinaria
La agenda de una reunión o asamblea extraordinaria en más sencilla. Simplemente, vas a añadir a los asuntos iniciales los puntos que se vayan a discutir. Una reunión extraordinaria se convoca para atender asuntos que no pueden esperar o merecen un espacio individual de la reunión ordinaria. En este tipo de reunión no se aprueban actas anteriores y no se consideran asuntos pendientes o nuevos.
Ejemplos de agendas
Observemos y comparemos cómo se verá la agenda de una reunión y de una asamblea ordinaria y extraordinaria.
Aprobación y enmiendas a la agenda
El propósito de aprobar la agenda de una reunión es que el cuerpo reunido decida lo que desea trabajar. Aunque existe una agenda que debió haberse enviado junto con la convocatoria, esta es realmente una propuesta de parte de la directiva. El cuerpo en cuestión tiene la potestad de decidir lo que va a atender y en qué orden. Por lo tanto, la agenda propuesta pudiera sufrir cambios de orden y contenido.
Sin embargo, estos cambios son limitados. Por ejemplo, una reunión extraordinaria está limitada a los asuntos convocados. No se permite añadir ningún otro asunto o “asuntos nuevos”. Esto es así para proteger a los ausentes e incluso a los que asistan. Estos pudieran no estar preparados para deliberar sobre tal asunto. Otro ejemplo sería que en una asamblea ordinaria no se puede enmendar la agenda para incluir enmiendas al reglamento de la organización. Se debe cumplir con las disposiciones reglamentarias para proceder con cualquier enmienda al reglamento.
Enmiendas a la agenda luego de ser aprobada
Una vez que la agenda sea aprobada, usualmente por mayoría simple, puede haber cambios más adelante en la reunión. Cualquier miembro puede proponer enmendar la agenda. Sin embargo, como ya fue aprobada, este nuevo cambio requerirá una mayoría extraordinaria, usualmente dos terceras partes.
En muchas ocasiones estas enmiendas surgen por conveniencia y son fácilmente aceptadas. Por ejemplo, adelantar las votaciones para evitar perder el quórum logrado o posponer un asunto mientras se espera por una persona que posee una información importante al respecto. Por otro lado, en otras ocasiones hay intentos de enmendar la agenda para favorecer alguna posición. En estos casos el procedimiento parlamentario será el mejor aliado para lograr un debate ordenado y justo.
Seguimiento de la agenda
Una vez la agenda de una reunión es aprobada, ya tienes tu lista de los asuntos a atender y el orden específico en que lo manejarás. En las reuniones, según el grupo y el desarrollo de los trabajos, es muy fácil perder la orientación y desviarse un poco (o a veces mucho) del asunto que se discute. La solución es referirte a la agenda y asegurarte que la discusión se limita al asunto específico.
Usa la agenda como guía. De este modo, te aseguras de mantener un orden para que la discusión esté directamente relacionada con el punto que se esté atendiendo. La agenda también te servirá para que, una vez terminado ese asunto, pases al siguiente sin dilación.
¿Quién prepara la agenda?
Usualmente, la agenda de una reunión la prepara el secretario de la organización. Sin embargo, el contenido suele discutirse de antemano con la presidencia. Esto no limita el que pueda haber una comunicación abierta entre los miembros y hasta se consulte el contenido o se acepten sugerencias de asuntos a incluir. Debemos recordar que el reglamento puede establecer otras limitaciones.
¿Qué ocurre si la reunión se acaba sin atender todos los puntos de la agenda?
En ocasiones se termina la reunión (o la terminan por haberse extendido mucho) sin atender todos los asuntos. En estos casos se puede recesar la reunión y decidir una fecha futura en que se continuarán los trabajos de esa agenda. Es decir, una nueva reunión para continuar la sesión. De lo contrario, quedarán como asuntos pendientes que se pueden atender en una próxima reunión ordinaria. También se pueden presentar en la agenda de otra sesión.
Al preparar la agenda de una reunión
Debemos tener cuidado para que la agenda contenga los asuntos que requieren atenderse, pero también para expresarlos adecuadamente. Para esto utilizaremos el reglamento y procuraremos ser honestos en la expresión de los asuntos y propuestas.
Como ya sabemos, hay unos asuntos que siempre estarán incluidos en una reunión o asamblea ordinaria (aprobación de actas anteriores, informes, etc.). En muchas ocasiones, el reglamento de la organización establece los asuntos que, como mínimo, deben ser incluidos en la agenda. De no establecerlos, utilizaremos como base una agenda parecida a la que mostramos anteriormente.
Sobre los otros asuntos que se desee incluir, esta variará según la necesidad y requerimientos. Lo más importante es ser honesto en la expresión de cada asunto. Es decir, no tratar de minimizar ni exagerar cualquier punto. Por ejemplo, si una organización va a proponer un aumento de $50.00 dólares en las cuotas, no debe escribir como asunto “consideración de la situación económica” o “revisión financiera”. Aunque no lo crean, hemos visto esos casos creativos. Un miembro que lea ese asunto puede pensar que se trata de un diálogo general, pues la propuesta concreta no está expresada. Se debe escribir honestamente “Aprobación de aumento de $50.00 en las cuotas”. Los miembros decidirán si asisten o aceptan la determinación de los asistentes, cualquiera que sea.
Ayuda de un parlamentarista
Los parlamentaristas ayudamos y asesoramos en el proceso de redactar la convocatoria y la agenda de una reunión. Si contactas al parlamentarista antes de enviarlas, su experiencia te ayudará a preparar una agenda adecuada, siguiendo los procesos y evitando problemas que afecten el desarrollo de tu reunión.
