Cómo calcular los términos de los directores

Toda organización con una junta o directiva celebra elecciones cada cierto tiempo. Uno de los asuntos que más crea confusión en los cuerpos directivos es el cálculo de los términos de los directores en funciones. Es decir, ubicar a cada director en el término y año de su periodo electivo.

Primero, definamos término y año en este escenario. El término es el periodo total para el cual el director es elegido. En los casos más comunes, este término puede tener una duración de uno, dos o tres años. Sin embargo, cada organización es distinta y habrá diferencias entre los términos de los directores que cada una establezca. El año se refiere al año específico dentro de ese término. Por ejemplo, el segundo año de su primer término.

Tomemos un ejemplo fuera del ámbito de cuerpos directivos para visualizarlo con un caso más común. El gobernador de Puerto Rico es elegido para un periodo de cuatro años. Puede ser elegido indefinidamente, es decir, para términos adicionales. En algún momento se puede ubicar al gobernador en el cuarto año de su segundo término. Esto quiere decir, con excepciones que mencionaremos más adelante, que ha ocupado el cargo por ocho años.

Tabla 1. Año y término del gobernador

Según el ejemplo mencionado, en la tabla 1 se localiza con una X el año y término; en este caso el cuarto año de su segundo término.

Regresando al tema de los directores de una organización, puede ser sencillo calcular los términos y años si el director en cuestión ha ocupado el cargo por términos seguidos y por periodos iguales. Pero ¿qué ocurre cuando un director entrante sustituye a uno saliente? ¿En qué término se encuentra el nuevo director y cuántos años dura su término? ¿Se heredan o transfieren los términos de los directores? Estos son los casos que más producen dudas y confusión.

Cálculo independiente para cada director

Comencemos por aclarar que cada director lleva un conteo independiente de cualquier otro. Es decir, no se transfieren ni se heredan los términos entre directores. Cuando un nuevo director llega a sustituir a otro que fue elegido para tres años y apenas va en el segundo año, el director entrante no hereda su conteo de término. El conteo comienza para él. En este caso, el director entrante estará en el primer año de su primer término (con la excepción que mencionaremos más adelante). Esto no quiere decir que los tres años del cargo electo se extienden. Al culminar el año restante, el cargo volverá a elección. Pero, para efectos del nuevo director, en el momento en que el cargo vaya a elección nuevamente, habrá cumplido un término de un año. Si es reelegido, comenzará el primer año de su segundo término. Veamos la siguiente ilustración.

Tabla 2. Director entrante a los dos años de comenzar el término

En este caso, el director X sale del cargo durante el segundo año de su primer término. Entonces, el director Y entra a lo que será el primer año de su primer término. Sin embargo, el fin del término sigue siendo en el 2019 y el cargo debe ir a reelección. Al resultar elegido, el director Y comienza el primer año de su segundo término.

Término cumplido

Una excepción al cálculo anterior es si alguna autoridad que rija en la organización concernida establece cuánto tiempo se debe permanecer en el cargo para que sea considerado un término completo. Según Robert (2011), un oficial ha consumido un término cuando ha ocupado el cargo por más de la mitad del periodo. Si un director que fue elegido para un cargo de tres años renuncia a los dos años, ya ha cumplido un periodo, aunque no termine los tres años. Si, en cambio, el director renuncia al año, al no haber cumplido la mitad del periodo, no se considera que haya cumplido un término. En el ejemplo anterior, el director “Y”, al finalizar el año tres correspondiente al primer término, no se le consideraría un término completo. Por lo tanto, si fuera reelegido, comenzaría su primer término en el 2019.

Esto puede ser diferente para cada organización. En el caso de las cooperativas, ya está establecido por ley que el director completa un término al estar en el cargo por un año. Por otro lado, una organización que tenga a Robert (2011) como autoridad parlamentaria tendrá un término completo al ocupar el cargo por más de la mitad del periodo correspondiente.

Un recordatorio importante es que no importa cómo lleves este conteo independiente para cada director. El cargo siempre irá a elección tal y como estaba establecido en el año correspondiente.

Elección escalonada para los términos

El asunto puede ser más confuso si existe elección escalonada. Una elección escalonada es una en que los términos de los directores vencen en diferentes años. Está diseñada para que una parte de la directiva vaya a reelección cada año y se renueve parcialmente. Por ejemplo, una directiva con nueve directores en la cual cada año vencen tres, renueva una tercera parte en cada elección. Cada director es elegido por el mismo término de tiempo, por ejemplo, tres años. Pero, por ser escalonado, cada año vencen tres directores. En estos casos es importante llevar un registro preciso sobre la entrada y vencimiento de cada director. Se debe actualizar regularmente para no perdernos en el conteo. La tabla 3 ilustra un ejemplo de cómo debe llevarse una elección escalonada.

Tabla 3. Elección escalonada

Esta tabla ilustra los años en que cada cargo irá a elección. Los directores 1-3 irán a elección en el 2014 y ocuparán sus cargos hasta el 2017; los 4-6 serán elegidos en 2015 y ocuparán sus cargos hasta el 2018; los 7-9 serán elegidos en 2016 y ocuparán sus cargos hasta el 2019. En el 2020 comienza el ciclo de elecciones nuevamente.

Es importante repetir que la entrada de directores en mitad del término no altera el año en que el cargo va a eleccion. Por ejemplo, si el director 1 renuncia en el año 2015, el director entrante ocupará el cargo hasta el 2017. Dicho cargo va a elección tal y como estaba establecido.

Autoridades parlamentarias

En términos parlamentarios, las autoridades consultadas se limitan a sugerir que el reglamento de una organización contenga el número límite de términos que una persona pueda servir. Robert (2011) es un poco más específico e indica que el término de un oficial comienza al ser nombrado (p. 448), lo cual nos aclara que el término se calcula independientemente para cada persona y no se hereda.

Cooperativas

En el caso de las cooperativas, la Corporación Pública para la Supervisión y Seguro de Cooperativas de Puerto Rico ( COSSEC ) ha publicado opiniones legales. En su documento #23, bajo “II. Asamblea, Junta de Directores y Comités”, contesta una pregunta sobre el cómputo de los términos de los miembros en los cuerpos directivos. En el mismo, la primera aclaración que hace es la siguiente:

“De antemano debemos aclarar que no existe tal cosa como arrastrar o heredar el término de otra persona. Es una práctica común en las cooperativas, pero es incorrecta. Contabilizar los términos de los miembros se hace con arreglo a la persona. Es decir, cada individuo tiene su propio historial del tiempo que ha ocupado puestos en cuerpos directivos” (p. 1, 2do párrafo).

Tomando en consideración las autoridades parlamentarias y la opinión de COSSEC, es claro que en una cooperativa los términos de los directores no son heredables. Uno que haya entrado a sustituir a otro comienza un nuevo cómputo. Esto es independiente de los términos completados por el director que renunció.

¿Cómo solucionar un error en el cómputo de los términos de los directores?

Ahora, ¿qué se debe hacer si se ha trastocado este orden? Hay organizaciones que tienen elección escalonada, pero se han alterado los términos y no se está cumpliendo con dicho requerimiento. Por ejemplo, en una junta de tres directores en la que la elección deba ser escalonada, si llega un año en que hay elección para dos posiciones, algo se alteró en los cómputos. La tabla 4 muestra un ejemplo con este problema.

Tabla 4. Error en cómputo para elección escalonada

En la tabla 4 vemos un ejemplo de cómo se alteró de alguna manera el cómputo. En lugar de tener una elección cada año, tenemos dos cargos a elección en el año 2017 y ninguna elección en el año 2018.

Tratar de corregir retroactivamente puede causar problemas. Será difícil que le digas a un director que esperaba estar tres años que le cortarás el periodo un año. Por lo tanto, lo mejor será resolver el problema prospectivamente. Puede tomar uno o dos años, pero todo caerá en su sitio.

Para corregir la elección escalonada, utilizaremos las votaciones para determinar quién ocupará el cargo por más años que el otro. Se realizará la elección de los dos cargos en el año 2017 tal y como estaba propuesta. Sin embargo, al candidato que reciba mayor número de votos se le asignará el término de tres años. Al siguiente que más votos reciba se le asignará un término de un año. De este modo, se corrige la secuencia y cada director electo entra a cumplir un término claramente definido de antemano. La tabla 5 muestra este ejemplo.

Tabla 5. Corrección prospectiva de términos escalonados

Según la manera sugerida para corregir los términos de los directores, el candidato que más votos sacó (color verde) ocupará el cargo por tres años, hasta el año 2020. El candidato que quedó en segundo lugar (azul) ocupará el cargo por un año, hasta 2018. Entonces, queda corregida la secuencia para las elecciones escalonadas.

Recomendación

La organización debe mantener una tabla oficial de los cargos, años de cada término y persona que los ocupa. Esta tabla debe actualizarse luego de cualquier cambio. Esto nos ayudará a mantener un orden y a no cometer errores al calcular los términos electivos. Se debe asignar una persona específica para que se haga cargo de esta tarea. De lo contrario, todos pensarán que alguien más lo hará y quedará en el olvido.

Asistencia adicional

En Soluciones Parlamentarias, Inc. trabajamos con este y otros tipos de problemas para que las organizaciones mantengan los asuntos en orden y siguiendo las regulaciones pertinentes. Para una consulta, puede llamar a los teléfonos al pie de esta página.

Referencias

Robert, H. M. (2011). Rules of Order, Newly Revised, 11th ed. PA, USA: Da Capo Press.

COSSEC. (Sin fecha). Documento 23, Asambleas, Juntas de Directores y Comités. Accedido el 7 de junio de 2018