Cómo preparar reglas especiales para una reunión o asamblea

Este artículo va dirigido a que tu organización pueda establecer unas reglas especiales para una reunión o asamblea en su inicio,  para que se guíen por estas durante toda su duración.

Te diremos en qué consiste tener una autoridad parlamentaria, la utilidad de tener reglas especiales, cómo se aprueban y cómo se enmiendan o suspenden. También te proveemos un ejemplo de reglas especiales que puedes utilizar para las reuniones de tu organización.

Autoridad parlamentaria

En un artículo previo hablamos sobre la autoridad parlamentaria y conveniencia de adoptar una oficialmente. Puedes referirte a  Cómo adoptar una autoridad parlamentaria y sacarle provecho para más información.

¿Qué son las reglas especiales de la asamblea?

Las autoridades parlamentarias permiten y hasta sugieren que se aprueben unas reglas especiales (también conocidas como reglas de debate o de asamblea) al inicio de la reunión. Las reglas especiales tienen el propósito de establecer reglas diferentes o complementarias a la autoridad parlamentaria adoptada. Es decir, aún cuando se tiene una autoridad parlamentaria (Bothwell, Robert o cualquier otro) la asamblea puede crear unas reglas especiales que tengan mayor jerarquía que dicha autoridad.

Ejemplo

Veamos un ejemplo para ilustrar la utilidad de las reglas especiales. Si una organización ha adoptado a Bothwell como autoridad parlamentaria, implica que los turnos durante un debate tendrán una duración máxima de 10 minutos. En la mayoría de las asambleas, esa cantidad de tiempo será excesiva y dilataría mucho los trabajos (y probablemente hayas visto personas que son capaces de utilizar todo ese tiempo para exponer algo que podrían decir de manera breve). Para evitar esto, la asamblea adopta una regla especial para que los turnos duren, por ejemplo, 2 minutos. Esta regla especial limitará la intervención en un debate más allá de lo que lo hace la autoridad parlamentaria y facilitará los trabajos.

Por otro lado, estas reglas especiales pueden contener puntos que, aunque estén comprendidos en la autoridad parlamentaria, la organización crea conveniente expresarlos para que la asamblea esté clara de los procedimientos y límites. Por ejemplo, para que una persona haga uso de la palabra ante la asamblea, debe ser reconocida por la presidencia. Esta regla está claramente establecida en la autoridad parlamentaria, pero puede ser buena idea colocarla también en las reglas especiales para que sirva de recordatorio y todos estén claros del proceso. Al hacerlo así, no estarías creando ninguna regla nueva, pero informarás a la asamblea de reglas básicas que te permitirán mantener el orden durante los trabajos.

¿Qué debe contener o especificar las reglas especiales de la asamblea?

El contenido específico de las reglas especiales variará según el tipo de organización, sus costumbres y asuntos a atender. Sin embargo, hay unas líneas generales que debes tomar en cuenta al prepararlas. Las principales son:

• Cantidad de turnos – Establecer cuántos turnos se otorgarán a favor y cuántos en contra de cualquier moción.
• Tiempo de los turnos – Establecer límite de tiempo para los turnos en un debate.
• Tiempo de otras intervenciones – Establecer límite de tiempo para cualquier otra expresión.
• Autoridad parlamentaria – En caso de no tener una autoridad parlamentaria adoptada, se propone adoptar una por la duración de la reunión. Esto evitará el riesgo de decisiones arbitrarias cuando haya dudas de cómo manejar algún asunto.

Consejos de estilo al preparar las reglas especiales

Nuestras recomendaciones mínimas básicas para redactar las reglas son las siguientes:

• Expresión simple – Las reglas deben ser expresadas en términos sencillos para que puedan ser entendidas por todos, aún si desconocen las reglas de procedimiento parlamentario.
• Cortas – Deben ser breves para que se lean rápidamente.
• Incluir lo imprescindible – Aunque tengas la tentación de incluir reglas para cada posible problema, limítate a incluir aquellas que ocurren con frecuencia. Recuerda que siempre podrás orientar sobre otras reglas, según la autoridad adoptada, si surge la necesidad.

Ejemplo de reglas especiales

A través de nuestra experiencia como parlamentaristas hemos ido modificando y simplificando las reglas hasta tener estas reglas básicas. Las mismas servirán para la mayoría de las organizaciones.

• Para participar en el debate se debe pedir la palabra a la presidencia.
• Al presentar una moción, el proponente se limitará a expresar la propuesta de forma breve y sencilla. El proponente tendrá oportunidad de consumir el primer turno y presentar sus argumentos durante el debate.
• Las mociones que se presenten deberán ser secundadas para que se puedan discutir; de lo contrario, serán declaradas desiertas.
• Se concederán dos turnos a favor y dos turnos en contra de cualquier asunto que se traiga ante la asamblea y sea necesario debatirlo.
• Cada turno o intervención se limitará a un máximo de dos minutos. La presidencia alertará al miembro cuando falten 30 segundos para concluir el turno.
• Ningún participante en el debate tiene derecho a dirigir la palabra a otro participante en la asamblea. Debe dirigirse siempre a la presidencia.
• Se declarará fuera de orden cualquiera de las siguientes manifestaciones:
  • • Desvío del tema que se esté discutiendo.
    • Repetición o contradicción de un asunto ya atendido.
    • Presentación de propuesta en forma descortés u ofensiva.
    • Propuesta incompleta.
    • Cualquier manifestación que violente estas reglas.
• Las votaciones se harán levantando la mano.
• El acta, los informes y cualquier otro documento que se haya entregado previo a la asamblea, se dará por leído y se procederá con la sección de preguntas y respuestas.
• Cualquier otro asunto no cubierto por el Reglamento o estas reglas se regirá por (escribir aquí el manual de procedimiento parlamentario que se quiera adoptar para la reunión o que ya esté adoptada por el reglamento).

Estas reglas especiales están basadas mayormente en las reglas establecidas por el Manual de Procedimiento Parlamentario de Reece B. Bothwell. Nuestra aportación ha sido simplificarlas y resumirlas. Siéntete libre de utilizarlas y adaptarlas a tu organización.

Aprobación de las reglas especiales al inicio de la reunión

Las reglas especiales debe aprobarlas el cuerpo que las utilizará, ya sea asamblea, Junta, Directiva, Comité y cualquier otro. Esta aprobación debe ocurrir tan pronto se determine el quórum, incluso antes de aprobar la agenda, ya que la propia agenda puede tener enmiendas y originar un debate para lo cual necesitarás las reglas.

Las reglas especiales, como cualquier otro documento, puede ser dado por leído en la asamblea. Sin embargo, considera la conveniencia de leerlas o resumirlas al momento de aprobarlas. Recuerda que no todos los miembros conocen las reglas de procedimiento parlamentario. En nuestra práctica, hemos observado que esta lectura o resumen facilita mantener el orden de los trabajos en la asamblea o reunión, pues los participantes, al estar conscientes de las reglas, se muestran más colaborativos y dispuestos a corregir cualquier desvío.

Recuerda que, al someter las reglas especiales para aprobación, estas están sujetas a enmiendas por parte de la asamblea. Es decir, los miembros pueden proponer y aprobar por mayoría un cambio a las reglas que presentes. Por ejemplo, suponiendo que presentas el ejemplo de reglas de 10 puntos que previamente sugerimos en este artículo, alguien puede proponer enmendar el número 5 para que los turnos tengan una duración de tres minutos, en lugar de dos. Si la mayoría lo aprueba, las reglas especiales quedan enmendadas.

Enmienda a las reglas especiales en cualquier momento

Las reglas especiales puedes ser enmendadas y hasta suspendidas en cualquier otro momento de la reunión, aún cuando ya fueron aprobadas al inicio. La única condición es que el cambio sea aprobado por 2/3 partes de los votantes.

Enmendar o suspender alguna de las reglas especiales puede ser de mucha ayuda, pues en ocasiones una regla puede obstaculizar la intención de la asamblea. Por ejemplo, imaginemos que llegamos a un asunto en la agenda muy conflictivo en la que muchas personas tienen algo que argumentar. En este caso, alguien puede proponer enmendar la regla número 4 para que se otorguen 5 turnos a favor y 5 en contra, en lugar de los dos inicialmente aprobados. Si lo aprueban 2/3 partes de los votantes, ya quedó enmendada (tomando en cuenta que se debe aclarar si la enmienda es para el resto de la duración de la asamblea o solamente para el asunto en cuestión).

Por otro lado, dentro del mismo ejemplo, pudiera haber la intención de no limitar los turnos para ese asunto de manera que todos los que quieran consumir turnos así lo hagan. Entonces, alguien podría proponer que se suspenda la regla número 4 mientras se atiende el asunto. Esto tendría el efecto de que se otorguen tantos turnos como sean necesarios.

Es importante señalar que una vez es atendido el asunto para el cual fue suspendida una regla especial, esta vuelve a tener efecto inmediato, sin necesidad de una moción para ello. Es decir, la suspensión de una regla expira tan pronto se cumple con el propósito de haberla suspendido.

Evolución constante

El procedimiento parlamentario está en constante evolución y las autoridades parlamentarias se revisan regularmente para actualizarlas. Será igual para las reglas especiales que crees para tu organización. Una vez establezcas y uses unas reglas especiales en una reunión, te darás cuenta de que algunas pueden editarse, eliminarse o que necesitas añadir otras. La experiencia de la organización te guiará para darles mejor forma y que sean aceptables y útiles.

Para consultas

En Soluciones Parlamentarias, estamos disponibles para atender sus consultas y asistir en los procedimientos de tu reunión o asambleas. Puedes comunicarte con nosotros a través de solucionesparlamentarias@gmail.com o a los teléfonos (787) 624-1505 y (787) 299-6998.