Claves para una reunión exitosa
Las reuniones y asambleas pueden servir para resolver problemas y llegar a acuerdos, siempre que se mantenga un orden en la discusión. En términos generales, consideramos una asamblea o reunión exitosa aquella en la que se logran los objetivos y se llega a acuerdos. Ya sea que estés participando por primera vez o ya tengas experiencia, estos 10 consejos te ayudarán a agilizar los procesos y a permitir que todos se enfoquen en lo importante, logrando decisiones rápidas y justas.
1) La convocatoria debe estar completa
La notificación para llamar a los interesados a la reunión o asamblea debe contener como mínimo el lugar, fecha y hora en que se celebrará, así como la agenda y la segunda convocatoria, si aplica. Recuerda que usualmente se requiere que la convocatoria se envíe con cierta cantidad de días de antelación. Esto sentará las bases para una reunión exitosa ya que los participantes vendán con una buena idea de los propósitos y temas que se discutirán. Estarán avisados con tiempo y podrán prepararse para ese momento.
2) Conoce el quórum requerido
El quórum es el número de personas necesarias para que las decisiones que se tomen sean válidas y de cumplimiento obligatorio. Este es un punto que a veces se descuida y se toman decisiones que luego carecen de validez. Para evitar reclamos de decisiones injustas o tomadas por una minoría y encaminarte a una reunión exitosa desde el comienzo, verifica el quórum. Revisa el reglamento para confirmar el número de personas presentes que la organización requiere.
3) Sigue la agenda
La agenda, también llamada orden del día, son los asuntos que se atenderán y el orden en que se presentarán. Sigue el orden establecido. Permite la participación, pero evita que se hable de otro tema hasta finalizar el que se comenzó. Esto funciona a la par con las reglas de orden, que mencionaremos más adelante.
4) Conoce tu reglamento
El reglamento de una organización establece su estructura, así como las disposiciones de cumplimiento obligatorio, limitaciones y procedimientos para atender diversos casos. En algunas ocasiones, podemos sentirnos desorientados o perdidos por alguna situación que surje. La realidad es que nos olvidamos o ignoramos que el reglamento dispone qué hacer o qué opciones existen. Es recomendable que repases de vez en cuando el contenido del reglamento y lo tengas accesible para consultarlo. Podrías necesitarlo aun en la reunión.
5) Utiliza las reglas de orden
Las reglas de orden o leyes parlamentarias son las “reglas de juego” de una reunión. Son reglas de discusión y conducta. Estas son indispensables para que la participación sea organizada, lo que contribuye a una reunión exitosa. Es recomendable preparar un resumen sencillo, claro y de fácil entendimiento para que los participantes puedan seguir estas reglas.
Las reglas del procedimiento parlamentario nos enseñan:
- Perseguir objetivos y establecer prioridades en todo.
- Tener un debate libre, donde todos puedan expresarse.
- Ser más organizadas.
- Economizar tiempo.
- Desarrollar nuestro liderato y nos proveen seguridad.
- Que existen derechos y también obligaciones.
- Entender el por qué la mayoría tiene el derecho a decidir y la
minoría tiene el derecho a expresarse. - Tener sentido de igualdad y de mantener siempre la buena fe.
Las leyes parlamentarias, ¿qué son?
Publicación original de Mario L. Conde Thillet
6) Asegúrate de redactar y aprobar las actas
El acta es el resumen de acuerdos de una reunión. Es necesario aprobar el acta de la reunión anterior para repasar lo que se acordó previamente. Una buena práctica para lograr una reunión efectiva puede ser enviar copia del acta anterior a los miembros de la junta para que la examinen con anticipación. Además, se debe redactar un acta corta y precisa de la nueva reunión.
7) Mantén la bitácora al día
Una bitácora es una lista de los acuerdos tomados que aun guardan vigencia. A diferencia del acta, la bitácora contiene acuerdos sobre los que aun se debe velar su cumplimiento. Estos podrían ser de reuniones llevadas a cabo hace mucho tiempo. Tener esta bitácora te facilita el acceso a las decisiones pasadas, sin necesidad de forzarte a leer infinidad de actas para encontrar una determinación.
8) Adelanta los documentos
En cada reunión o asamblea hay una serie de documentos que se deben presentar: actas, informes, estados financieros, auditorías, etc. La lectura de los mismos consume tiempo y agota la energía de los participantes. Cuando se envían estos documentos con anterioridad se puede evitar la lectura y pasar directamente a su aprobación de ser necesaria, las preguntas y discusión.
9) Considera los posibles conflictos
Sobre todo para las asambleas, discute con los demás directores y asesores los problemas o conflictos que podrían surgir. Esto te permite adelantarte a algunos casos y pensar en posibles soluciones para estar listo si se presentan. No siempre se pueden tener cubiertas todas las bases, pero, ya lo dice la sabiduría popular: «Más vale precaver…».
10) Busca la ayuda de un asesor parlamentario
Un asesor parlamentario o parlamentarista es un experto en procedimiento parlamentario y ayuda a manejar la asamblea. Como parte de sus funciones, le orienta sobre el orden y la forma de atender los asuntos. Este asesor debe ser de la confianza del presidente, pero asiste y orienta a todos los miembros por igual. En ocasiones, el asesor parlamentario podría moderar la reunión.
Estos diez puntos te servirán de guía para asegurar lograr los objetivos de tu reunión. Utilízalos como lista de cotejo o “checklist” para asegurarte de tener las herramientas mínimas. Estarás un paso más cerca de lograr una asamblea o reunión exitosa en un futuro próximo. Y no solo eso, siguiendo las reglas parlamentarias llevarán su reinión en armonía, manteniendo unidad de propósitos.
"Reunirse es un comienzo, permanecer juntos es el progreso y trabajar juntos es el éxito". - Henry Ford
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