Errores comunes que comete el moderador de una asamblea

Hay seis errores comunes que cometen los moderadores de una asamblea o reunión. Estos errores pueden llevar al fracaso de la asamblea. No se podrá llegar a decisiones buenas y justas y los participantes saldrán un tanto disgustados. Hay tantos estilos como moderadores. Hemos identificado algunas acciones que dicen mucho de estos estilos y los discutimos a continuación.

Usa la intimidación para no ser retado.

Este es el moderador que, aunque pueda conocer mucho de la materia, hace aseveraciones que sugieren superioridad. El propósito es evitar cuestionamientos para hacerse el trabajo más fácil. Este estilo puede dar un resultado a corto plazo, pues evita o minimiza las intervenciones de los miembros. El problema es que no resuelve la duda y el sentir de los miembros puede afectarse negativamente a largo plazo. Esta forma de proceder propicia que los participantes sientan que no pudieron expresarse.

Interviene muy poco o interviene demasiado

La clave aquí es hacer un balance. No quieres un moderador que no pare de hablar. Tampoco quieres que en el momento en que se están presentando mociones o preguntas, el moderador observe como si la cosa no fuera con él. Quieres que se muestre como parte de tu equipo de trabajo y que defienda un proceso rápido y justo. Quieres que haga recomendaciones y que a la vez entienda que el grupo toma las decisiones.

Interviene para demostrar sus conocimientos

Esto se resume en vanidad y ocurre en todas las profesiones o cargos. No quieres un moderador que desee protagonismo. Este no tiene que demostrar lo que no se le ha preguntado. De hecho, probablemente su mejor trabajo ocurre cuando sus intervenciones son breces y al grano.

Interviene en asuntos para demostrar sus conocimientos

Esto se resume en vanidad y ocurre en todas las profesiones. No quieres un profesional que desee protagonismo. El parlamentarista no tiene que demostrar lo que no se le ha preguntado. De hecho, probablemente el mejor trabajo del parlamentarista ocurre cuando no se perciben demasiado sus intervenciones.

Explica con términos complicados

Esta forma tiene relación con los puntos anteriores, puede contener algo de vanidad o puede ser una estrategia de intimidación. No podemos esperar que todos los miembros de la junta o directiva dominen el uso del procedimiento. Es el deber del moderador explicar en términos sencillos y recoger la intención de las propuestas para que, aunque no sean expresadas con los términos oficiales, se respete la idea central o la intención.

Procesa todas las mociones de la misma manera

Este es el caso de personas que tienen un conocimiento limitado del procedimiento parlamentario y procesan todas las mociones de la misma forma (moción, secundar, oponerse, debate, votar).

Tres ejemplos que hemos observado en estos casos:

1. No se respeta la jerarquía y son puestas en espera mociones que por su carácter privilegiado merecen atención inmediata;
2. Se pierde tiempo requiriendo de la asamblea mociones que la presidencia puede cursar sin tales, como el cierre de los trabajos una vez han sido atendidos todos los asuntos;
3. Al atender una enmienda se da todo por aprobado sin dar el espacio a la moción original enmendada a ser debidamente considerada.

Esta pobre asesoría ocurre frecuentemente con profesionales de otros campos (hemos visto abogados, administradores, representantes de compañías de administración y otros) que pretenden abarcar un área que realmente no dominan. El resultado son asambleas que pueden ser impugnadas por un procedimiento incorrecto. Cabe mencionar que algunos profesionales sí han estudiado meticulosamente el procedimiento parlamentario y son muy buenos parlamentaristas, pero el mero hecho de ser abogado o administrador no convierte a alguien en parlamentarista.

Le da prioridad al uso estricto del procedimiento y dificulta las soluciones

Los más destacados autores del procedimiento parlamentario han dejado claro que el uso de este es para ayudar a resolver, no para crear más conflictos y confusiones. Robert (2011) dice:

“to call the attention of the chair to any error in the proceedings that may affect the substantive rights of any member or may otherwise do harm” (p. 466).

Es decir, si los derechos fundamentales están siendo afectados o existe la posibilidad de un daño futuro por la manera en que se está tomando la decisión, el moderador debe hacerle el señalamiento a la junta. Pero si esto no está ocurriendo, se debe considerar no intervenir.

En ocasiones, los grupos llegan a acuerdos con métodos que, sin violar las leyes o su reglamento, se desvían un poco de algunas consideraciones del procedimiento parlamentario. Por ejemplo, una asociación a la que asesoramos lleva por uso y costumbre sus procesos de debate otorgando primero un turno en contra y luego un turno a favor. Aunque las autoridades parlamentarias lo sugieren a la inversa, primero el turno a favor y luego el turno en contra, determinamos que esta práctica no afecta el resultado y que alterar esa costumbre podría traer inconformidad entre los miembros. Un buen moderador debe reconocer estas situaciones y permitir, sin entorpecer, el flujo de los trabajos en que se logrará un acuerdo.

Conclusión: Mantener un balance

Los parlamentaristas profesionales poseen los conocimientos y experiencia que ayudan a evitar estos y muchos otros errores. Conocen detalladamente el procedimiento parlamentario y han intervenido en casos similares al tuyo antes. Después de todo, queremos que la reunión o asamblea se desarrolle en orden y se logren decisiones.

Veamos un cuadro más completo sobre lo que dice Robert (2011) en relación con las funciones del parlamentarista:

“During a meeting the work of the parliamentarian should be limited to giving advice to the chair and, when requested, to any other member. It is also the duty of the parliamentarian – as inconspicuously as possible – to call the attention of the chair to any error in the proceedings that may affect the substantive rights of any member or may otherwise do harm.” (p. 466).

Más adelante, en la misma página dice:

“In advising the chair, the parliamentarian should not wait until asked for advice – that may be too late”.

Es decir, un parlamentarista debe mantener un balance en su participación. Debe ser activo, pero con cuidado de no exceder sus funciones. También debe recordar al intervenir, que lo hará discretamente y de forma resumida, o sea en pocas palabras, hacia la presidencia. Se debe mantener en cuenta que la determinación final será de quien presida la reunión. El parlamentarista debe de tener una visión global y proyección a futuro. Después de todo, no deseas que una situación que se forzó o se limitó regrese más tarde a complicarte las cosas.

Es altamente recomendable que te asesores o contrates los servicios de un parlamentarista para tu asamblea o reunión. Reúnete con él o ella para conocerlo. Hazle preguntas para conocer su estilo como asesor o moderador de una reunión. Finalmente, evalúa la posibilidad de contratarlo para asesorar a la junta o para presidir tu reunión.

En Soluciones Parlamentarias, nuestros parlamentaristas están a tu orden para contestar preguntas que tengas y asesorarte. Puedes comunicarte con nosotros al 787-624-1505 y con mucho gusto buscaremos la manera de ayudarte.